内定承諾書の封筒の書き方・送り方！添え状の例文やマナーを徹底解説

内定承諾書・内定誓約書・入社誓約書は、いずれも学生が企業に対して「入社します」という意思を正式に伝えることを目的とした書類です。

いずれの書類も、法律で厳密に区別されているわけではありませんが、一般的には、書類ごとに次のような役割の違いがあるとされています。

・内定承諾書･･･入社意思に重点を置いた書類
・内定誓約書･･･入社意思に加え、禁止事項の確認や誓約も含まれた書類
・入社誓約書･･･入社意思に加え、機密保持、就業規則、保証人の提出に重点を置いた書類

とくに内定誓約書・入社誓約書は、将来の行動を制限する内容が含まれる場合があります。

提出前には記載内容をよく確認し、不明点があれば人事担当者に確認するようにしましょう。

内定承諾書は「学生から企業」に提出する書類であるのに対し、内定通知書・採用通知書は、「企業から学生」に送られる書類です。

内定通知書と採用通知書はいずれも、「企業」が「あなたを採用します」と伝えるための書類で、企業によっては「内定通知書」と「採用通知書」を同じ意味で使用している場合もあります。

内容に大きな差はありませんが、細かな違いとしては以下が挙げられます。

・内定通知書･･･企業が学生に「内定」を正式に伝える
・採用通知書･･･採用試験の合格を知らせるとともに、今後の手続きなどを案内する

内定通知書・採用通知書は、内定を学生に通知するための書類です。学生が内定承諾書等で書類を送付しない限りは、内定が確約されることはありません。

内定承諾書が届いたら、まず内容や同封書類を確認しましょう。とくに以下の項目についてチェックしてください。

＜内定承諾書の確認すべき項目＞
・募集職種・部署
・雇用形態
・基本給・諸手当
・勤務時間・休日
・その他労働条件

もし、内容をチェックしていて不明点や疑問点がある場合には、提出する前に採用担当者等に確認しましょう。

内容を十分に確認し、納得したうえで入社の意思が固まったら、内定承諾書を提出します。

捺印の際は、シャチハタではなく、朱肉を使う印鑑を使用します。日付の記載欄がある場合は、記入日ではなく、ポストに投函する日を書くのが一般的です。

内定を受けるかどうかは慎重に検討する必要がありますが、期限を過ぎてしまうと内定辞退とみなされたり、入社意欲を疑われてしまう可能性があります。一般的には、1～2週間程度の期限が設けられているので、必ず提出期限を守りましょう。

封筒の表面には黒色のペンで「送付先の住所」、「宛名」を書き、左下に赤字で「内定承諾書在中」と記載します。

宛先の敬称は人事部など部署宛てにするなら「御中」、人事部の中の担当者宛てにするなら「様」を使いましょう。

やってしまいがちな間違いとして、「人事部御中 〇〇様」のように敬称が重複してしまうケースが挙げられます。「御中」と「様」は併用せず、どちらか一方のみを使うようにしましょう。

宛先の住所は漢数字を使用し、住所と宛名が複数行になる場合は、それぞれの終わりの高さを揃えるよう、バランスよく記載します。書き間違えたら、修正ペンや二重線は使わず、新しく書き直しましょう。

裏面の左下には、「自分の住所」と「氏名」、「日付」を記載します。

住所は郵便番号用の枠がある場合は枠内に数字のみ記載し、枠がない場合は「〒000-0000」と記載してください。

糊付けして封を閉じたら、継ぎ目の真ん中に黒いペンで「〆」（しめ）と書きましょう。住所と氏名の終わりの高さを、それぞれ揃えるようにするとキレイに書けます。

企業からの書類に返信用封筒が同封された場合は、それを使用します。

返信用封筒は企業側が書類の内容を把握しやすくするために用意されているものであり、就活生の手間を減らす配慮でもあります。そのため、自分で封筒は用意せず、返信用封筒を使うのが基本です。

返信用封筒の宛先に「行」と記載されている場合は、二重線で消し、横または下に「御中」や「様」と書き直してください。また、裏面の左下には、一般的な封筒と同様に、自分の住所や氏名などを記載します。

内定承諾書を郵送する際には、添え状を同封するのがビジネスマナーです。
添え状には、自分の名前と連絡先、内定をもらったことへのお礼、何の書類を送付するかを伝える役割があります。
添え状は手書き、パソコン、どちらで作成してもOKです。

添え状を書くときには、以下の内容を含めて作成しましょう。

・日付
・宛名（会社名、部署名、担当者名）
・自分の氏名・連絡先
・頭語（拝啓）と結語（敬具）
・時候の挨拶
・内定へのお礼や入社後の抱負
・同封する書類の内容や枚数（例：「内定承諾書をお送りいたします」など）

添え状を入れ忘れても大きな問題にはなりませんが、気づいた時点で担当者宛てにお詫びの電話を一報入れ、添え状を再送しても良いかを確認します。

ただし、企業によっては再送することでかえって手間が増える場合もあるため、自己判断で送付せず、企業に指示を仰いでください。

もし、再送する場合は、できるだけ早く先方に届くよう対応します。添え状を送付するための封筒には「添え状送付漏れ分在中」と記載し、書類本文に内定承諾書との関連が分かるよう、一文を添えます。

例：「先日送付いたしました内定承諾書に添え状を同封し忘れたため、改めてお送りいたします。」

企業が許可していれば、内定承諾書をメールに添付して提出することも可能です。

具体的な手順としては、書類を印刷して署名・押印したうえでスキャンし、PDF形式にしてメールに添付して送付します。

件名：【内定承諾書の送付】◯◯◯◯（氏名フルネーム）

本文：

株式会社◯◯
人事部
◯◯様（担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」）

お世話になっております。◯◯◯◯と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
謹んで貴社からの内定をお受けいたします。

つきましては内定承諾書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収いただければ幸いです。

入社後は一日も早く貴社に貢献できるよう努めて参りますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

○○大学△△学部
○○○○
電話番号
メールアドレス

内定承諾書をメールで添付する場合、件名を見ればすぐに要件と送信者が分かるようにしましょう。

件名の例：「内定承諾書の送付（氏名）」

宛先は、企業名・部署名・担当者名を略さず、正式に記載し、（株）などと記載するのは避けてください。

ただし、担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。

丁寧で簡潔な文面を心がけ、送信前には添付ファイルの破損や添付間違い、誤字脱字がないかを複数回チェックしましょう。

郵送に慣れていない人は、ミスを避けるために郵便窓口でフォローしてもらうのがおすすめです。

郵送する準備の整った封筒を郵便局の窓口に持参し郵送したい旨を伝えると、必要な金額を算出してくれます。

郵便料金に過不足があると差出人に返送されたり、受取人が不足分を支払うことになります。

郵便窓口で切手を貼ってもらえば、料金不足で返送されて期日までに書類が届かないというリスクを減らすことができます。

内定承諾書を送る場合、送り方は普通郵便・速達、どちらでもOKです。

提出期限までに余裕があるのであれば、普通郵便で問題ありません。

逆に期限が迫っている場合や、迅速に意思を伝えたいときは速達を利用するのも良いでしょう。

企業への入社意思が固まっているなら、内定承諾書に署名・捺印し、なるべく数日中の返送を心がけましょう。

提出期限の目安は、新卒の場合は数日から1週間程度です。

早めに提出することで入社意欲の高さや仕事の早さという好印象を与え、入社後の良好な関係を築きやすくなることも期待できます。

封筒は、A4の内定承諾書を折らずに送れる「角形2号」が適しています。

ただし、内定承諾書が三つ折りで届いた場合は「長形3号」の封筒を使用すると良いでしょう。

郵送に使用する封筒の色は、白色がおすすめです。茶色の封筒はビジネスで一般的に用いられることが多いため、まぎれてしまう可能性があります。

書類一式をクリアファイルに入れてから封筒に収めるというひと手間を加えると、折れにくくなるだけでなく丁寧な印象につながります。

内定承諾書の提出期限の延長は、一般的には可能です。

延長したい場合は、速やかに採用担当者に電話で連絡してください。「他の企業の選考結果を待っている」や「家族と相談する時間が必要」など簡潔に理由を説明し、回答できる期日まで待ってもらえるかを確認しましょう。

内定承諾書を提出した後でも、法律上、民法第627条により入社日の2週間前まで内定を辞退することは可能です。

ただし、一度内定を承諾したら企業側は入社に向けての準備を進めているため、辞退する場合は、意思が固まり次第すぐに電話で連絡してください。

連絡する際は、内定を辞退する旨、承諾後の辞退になったことについての謝罪、簡潔に辞退の理由を伝えましょう。企業に理解してもらえたら、決断が遅くなったことへのお詫びと、すでに提出した書類についての取り扱いを確認してください。

内定承諾書の保証人は、親がなるケースが一般的です。

企業が内定承諾書に保証人を求める理由には、身元を確認することや緊急連絡先の確保のほか、入社後のトラブルの責任の所在を明確にしておくことが考えられます。

ただし、企業によっては「二親等以内の親族」や「独立した生計を営む成人（知人・友人など）」でも保証人になれるため、必要に応じて企業側に確認しましょう。

内定承諾書そのものには、法的拘束力はありません。

民法第627条により雇用契約が成立している場合でも辞退はできますが、原則として内定承諾書を提出してからの辞退は避けるべきです。

法的拘束力の有無にかかわらず、辞退の可能性があるなら、できるだけ迅速に、誠実に対応することを心がけましょう。

内定承諾書を提出しないと、最終的には内定が取り消される可能性があります。

期日を過ぎても承諾の連絡がない場合には「入社の意思がない」と判断され、内定取り消しに至ることもあるため、注意が必要です。

内定を受けるか否かをすぐに決定できない場合は、企業に期日延長を相談し、その後辞退を決めたならばその旨を早めに連絡することが大切です。