【例文あり】内定・内々定のお礼メールの書き方を解説！注意点やマナーも紹介

件名は、誰から、何の連絡かが一目で分かるように記載します。
内定・内々定のお礼の連絡であれば、内定のお礼・所属する大学や学部・氏名が適切です。
例：【内定のお礼】○○大学 △△学部 ○○○○

ただし、企業からメールで届いた内定の連絡に返信する場合、件名には手を加えずにそのまま返信します。
例：Re:【採用内定のご連絡】株式会社○○

宛名では、相手方の会社名と担当者名を正確に記載してください。もし、担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様」と記載すればOKです。

担当してくれる方の役職がわかっている場合は、役職名も忘れずに入れましょう。
「○○部長様」のように役職名と名前、様を続けてしまうと二重敬語になるため、役職名を入れる位置は部署名と氏名の間に記載してください。

また、ビジネスメールを作成するときは、企業名や部署名、役職などは省略しないことにも注意しましょう。

＜正しい例＞
株式会社〇〇　人事部　□□様/採用ご担当者様
株式会社〇〇　人事部　採用ご担当者様
株式会社〇〇　人事部　部長　□□様

＜間違った例＞
（株）〇〇　人事部　□□様（企業名を省略している）
株式会社〇〇　人事部　□□部長様（役職を入れる位置が×、二重敬語）

続いて挨拶を述べ、自分の氏名・学校名などを名乗ります。
例：大変お世話になっております。○○大学 △△学部 ○○○○と申します。

「お世話になっております。」＋「所属・氏名」は、ビジネスメールで最も基本的な導入文となるため、常に使う文章であると覚えておきましょう。

挨拶と名乗りが終わったら、内定・内々定をもらったことについての感謝の気持ちを伝えましょう。

感謝を伝えるといっても長々と書く必要はないので、1文程度でOKです。むしろ、長すぎると読み手の負担となるため、できるだけコンパクトにまとめることを心がけてください。
例：この度は、内定/内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

感謝の気持ちを伝えたら、続いて内定を受けた喜びと入社への意気込みを伝えます。
内定・内々定への感謝と同様に、1～2文程度で簡潔に書きましょう。
例：貴社の一員として働けることを大変光栄に思います。
入社後は貴社で活躍できるよう、精一杯努めてまいります。

喜びを伝えるのに併せて、入社に向けた前向きな姿勢を示せると好印象につながります。

質問や連絡事項がある場合は、喜びや意気込みを伝えた後に記載してください。
質問も簡潔に尋ねることを意識し、長くなりすぎないようにします。
例：一点確認したいことがございます。入社承諾書の提出期限をご教示いただけますと幸いです。

クッション言葉となる「確認したいことがございます」などの一言を添えると、質問の唐突感がなく相手に読みやすい文章になります。

本文の最後に、結びの言葉や連絡をもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。
例：今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。この度は、ご連絡をいただき誠にありがとうございました。

メールの最後に、自分の氏名・大学名・電話番号・メールアドレスなどを明記します。

署名の上下に「－－－－－－」などを用い、見やすくするのも良いでしょう。企業名と同様に、自分の大学名や学部名も略さず、氏名は正式なものを記載してください。
ビジネスメールには署名が欠かせないため、署名機能を使い登録しておくと素早く入力できるので便利です。

件名：【内定/内々定のお礼】○○大学　△△学部△△学科　○○○○
株式会社○○　人事部　□□様

大変お世話になっております。
○○大学△△学部△△学科の○○と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで貴社からの内定をお受けいたします。

入社後は、学業やこれまでの経験を生かし、一日も早く貢献できるよう努めてまいります。
今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

一点、確認させていただけますでしょうか。
入社承諾書の提出期限についてご教示いただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

○○大学△△学部
氏名(漢字とひらがなで記載)
電話番号
メールアドレス

件名：【内定辞退のご連絡】○○大学　△△学部△△学科　○○○○
株式会社○○　人事部　□□様

大変お世話になっております。
○○大学△△学部△△学科の○○と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

貴社の事業内容や社風に大変魅力を感じておりましたが、自身の将来の方向性について熟考した結果、今回の結論に達しました。

最終選考まで貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければ幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○大学△△学部
氏名(漢字とひらがなで記載)
電話番号
メールアドレス

件名：【内定についてのご相談】○○大学　△△学部△△学科　○○○○
株式会社○○　人事部　□□様

大変お世話になっております。
○○大学△△学部△△学科の○○と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

現在、ほかに選考を受けている企業があり、後悔のないようすべての選考を終えたうえで、回答させていただきたいと考えております。

恐れ入りますが、内定承諾のお返事を〇月〇日までお待ちいただけないでしょうか。

誠に勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

○○大学△△学部
氏名(漢字とひらがなで記載)
電話番号
メールアドレス

件名：【内定承諾のご連絡】○○大学　△△学部△△学科　○○○○
株式会社○○　人事部　□□様

大変お世話になっております。
先日、内定保留を相談させていただいた○○大学△△学部△△学科の○○と申します。

このたびは、内定への回答までお時間をいただき誠にありがとうございました。
検討の結果、謹んで貴社からの内定をお受けいたします。

就職活動を続けるお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

入社後は、一日でも早く貴社に貢献できるよう努めてまいります。
今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

○○大学△△学部
氏名(漢字とひらがなで記載)
電話番号
メールアドレス

件名：【内定辞退のご連絡】○○大学　△△学部△△学科　○○○○
株式会社○○　人事部　□□様

大変お世話になっております。
先日、内定のご回答についてお時間をいただいておりました、○○大学△△学部△△学科の○○と申します。

このたびは、内定への回答までお時間をいただき誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、誠に心苦しいのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考に際し貴重なお時間をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。
また、お返事までお時間を頂戴したにもかかわらず、このような結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈りいたします。

○○大学△△学部
氏名(漢字とひらがなで記載)
電話番号
メールアドレス

内定の連絡を受けたら、可能な限り当日中に返信しましょう。もし、当日に対応できない場合は、遅くとも翌日までに返信します。

ただし、受け取り側への配慮と見落としのリスクを防ぐために、就業時間外となる早朝や夜遅い時間には、メールの送信は避けてください。

お礼メールに誤字脱字があると、相手からの信頼を損ねる可能性があります。
特に、企業名や担当者名の間違いは非常に失礼になるため、ミスがないよう、作成中や送信前に繰り返しチェックしましょう。

また、企業名や部署名、役職名は省略せず正式名称を記載してください。
内定後であっても、「○○さん」という敬称は用いず、「人事部○○様」というように丁寧に記載します。

お礼メールで大切なことは、内定をもらったことへの感謝を伝えることです。
いただいた内定・内々定に対してどのような返事をする場合でも、感謝の気持ちを必ず伝えましょう。

選考時の出来事や面接の印象に触れながら感謝の言葉を添えることで、自分らしさのある、より具体的で深みのある気持ちが伝わります。

企業の連絡手段に合わせてお礼を伝えるのが望ましいです。

たとえば、企業からメールで連絡がきた場合はメールで、電話がきた場合は電話でというように、相手の連絡手段に合わせて伝えましょう。ただし、企業から電話で内定の連絡を受けて承諾した後に、確認事項や伝えたいことが生じた場合は、改めてメールを送っても失礼にはなりません。

一方、メールで連絡が来ている企業に対して、こちらから電話をする場合には注意が必要です。電話は直接話せるので気持ちを伝えやすいものの、相手の業務を中断させてしまう可能性があることを理解しておきましょう。

また、お礼状は郵送で通知が来た場合の返信として適していますが、投函から到着まで数日かかる点には注意が必要です。
お礼は可能な限り早く伝えることが大切なため、まずはメールや電話で連絡するのが良いでしょう。

企業から内定の連絡がメールで届き、お礼を返信した後に先方から再度連絡があった際は、基本的に返信しなくても問題ありません。

ビジネスメールのやり取りは、①相手→自分、②自分→相手、③相手→自分という「1往復半」が原則とされているためです。
ただし、先方から追加の指示や質問が含まれている場合は対応が必要となるため、内容をよく確認しましょう。

一方で、内定者から先にお礼メールを送り、その後に企業から返信があった時は、一言お礼と今後の挨拶を添えて返答しておくと安心です。

内定・内々定後のメールではお礼を伝えるだけでも問題ありませんが、内定を受けた喜びや今後の意気込みを添えることで、感謝の気持ちがさらに伝わります。

ただし、メールの文章が長すぎると読み手の負担になるので、1～2文程度で簡潔にまとめることを心がけましょう。

OBOG訪問した企業から内定・内々定をもらったときには、名刺をいただいている先輩社員にも連絡しておくと良いでしょう。

入社後に顔を合わせたり、一緒に働く可能性も十分に考えられるため、事前にやり取りをしているとスムーズに人間関係を築きやすくなります。

OBOG訪問のお礼と併せて、内定・内々定をもらったことを伝えましょう。
例：OB・OG訪問の際は貴重なお時間を頂きましてありがとうございました。おかげさまでこのたび、貴社から内定を頂くことができました。