名刺の渡し方とは？NG行動やアクシデント対処法など名刺交換マナーを解説
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名刺交換のマナーは、社会人にとっては基本的な常識とされていますが、これから社会に出る学生の方にとっては、あまりなじみがなく不安を感じることもあるでしょう。
そこで本記事では、名刺の渡し方や受け取り方、避けるべきNG行動、さらにはアクシデントが起きたときの対応まで、名刺交換について詳しく解説します。
ぜひ本記事を参考に、社会人としての第一歩を自信を持って踏み出すための準備をしましょう。
名刺交換のマナー
名刺交換にはいくつものマナーがあり、ビジネスシーンでは欠かせない基本の一つです。 適切なマナーを身につけておくことで、仕事を円滑に進めやすくなります。 以前は、名刺というと「社会人が持つもの」というイメージがありましたが、最近では就職活動の一環として名刺を作る学生も増えてきました。 自己紹介の際に名刺を差し出せば、相手の記憶にも残りやすく、後日お礼のメールを送ることで印象をより強められるでしょう。 ただし、せっかく名刺を用意しても、渡し方や受け取り方にマナー違反があると、かえってマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。 そこで、名刺交換で失敗しないための基本マナーについて、分かりやすく解説していきます。
名刺交換の役割とは
名刺交換は、初対面の相手に自分の情報を伝える自己紹介の手段として、重要な役割を果たします。 名刺には会社名や氏名、部署、役職などが記載されており、相手がどのような立場の人なのかを一目で把握できます。 また、名刺はそのまま持ち帰ることができるため、後から相手の情報を思い出す手がかりにもなるのです。 さらに、名刺に記載された内容が会話のきっかけとなることもあり、場の雰囲気を和らげる効果にも期待できます。 加えて、名刺を交換しておけば、連絡先が明確になるため、後日スムーズに連絡を取ることも可能です。 このように、名刺は人と人とのつながりを生み出す、大切なビジネスツールといえるでしょう。
名刺交換のタイミング
名刺交換は、初対面での自己紹介の一環として行うのが基本です。 はじめに挨拶を交わした後、すぐに名刺を差し出すのが一般的なタイミングです。 例えば、企業を訪問した場合は、受付や応接室で担当者が来るのを待ち、相手が現れたら軽く挨拶をしてから、すぐに名刺交換へと移ります。 このとき、名刺をスムーズに取り出せるよう、事前に名刺入れを用意しておくことがポイントです。 また、ビジネスマナーとしては、訪問した側が先に名刺を差し出すのが基本となります。 タイミングを逃さず、丁寧に対応することが大切です。
受け取った名刺の置き場所
名刺を受け取った後は、席に着いた際にテーブルの上へ丁寧に置きます。 基本的には自分の左側に名刺入れを置き、その上に相手の名刺を置くのがマナーです。 複数の方と名刺交換をした場合は、座っている順番に合わせて名刺を横に並べて置くと、相手の名前や役職を確認しやすくなります。 テーブルが狭くて横に並べられない場合は、縦に並べても問題ありません。 大切なのは、名刺を丁寧に扱うことです。 スムーズに名刺を並べることも重要ですが、あくまでも相手への敬意を忘れず、慎重に扱いましょう。
名刺をしまうタイミング
名刺の取り扱いには、しまうタイミングにもマナーがあります。 最後まで気を抜かず、丁寧に対応しましょう。 名刺をしまうタイミングは、打ち合わせや商談が終了したときが適切です。 この際、相手が名刺を片づけ始めたタイミングに合わせると自然で、スマートな印象を与えられます。 商談の途中で名刺をしまうのはマナー違反とされ、相手に対して「早く終わらせたい」という投げやりな印象を与えてしまう可能性があるので注意が必要です。 また、名刺をしまう際は無言で行わず、「お名刺、失礼いたします」と一言添えることにより、相手への敬意が伝わります。 なお、商談中に資料が増えて名刺を置くスペースがなくなった場合は、資料を広げるタイミングで名刺を片づけても構いません。 この場合も、ひと声かけてからしまうようにすると、丁寧な印象を保てます。
名刺交換はどちらが先？
名刺交換には、守るべき順番があります。 基本のルールを押さえておくと、名刺交換に落ち着いて対応できます。 ここでは、名刺交換の順番について分かりやすくご紹介していきます。
立場が下の人から渡す
名刺交換は、基本的に立場が下の人から名刺を差し出します。 例えば、相手の会社を訪問した場合は、訪問者側が先に名刺を出すのがマナーであるため、自分から率先して名刺交換を始めましょう。 相手が複数人いる場合は、役職が上の方から順に名刺交換を行います。 役職が分かっているときは問題ありませんが、誰が上司か分からない場合は、名刺交換の準備を整えて一歩前に出てみてください。 多くの場合、相手側も名刺交換の準備をしているので、役職の高い方が先に名刺交換に進むのが自然な流れとなります。
複数人では立場が上の人から順番に
複数人で訪問した場合、名刺交換は立場が上の人から順に行います。 相手側も複数人いる場合は、お互いに役職の高い方から順番に名刺交換を進めるのがマナーです。 なお、このとき特に大切なことは、順番を守ることです。 上司同士が名刺交換をしている間、部下同士で先に名刺交換を始めることは避けましょう。
名刺の渡し方
名刺交換では、渡し方にも注意が必要です。 正しい渡し方を知らないと、社会人としての常識がないと見なされ、商談や打ち合わせに悪影響を及ぼすこともあります。 失敗を避けるためにも、名刺の渡し方の基本マナーをしっかりと押さえておきましょう。
名刺を準備する
名刺交換の場で名刺入れが見つからず、もたついてしまうと印象が悪くなるため、事前の準備はとても大切です。 相手と接する前に名刺入れを取り出しやすい場所に用意しておくと、スムーズに名刺交換ができます。 名刺入れはスーツの内ポケットなど、すぐに取り出せる場所に入れておきましょう。 また、複数人と名刺交換をする場合は、最初に人数分の名刺を取り出しておくと安心です。 途中で人数が増える可能性があるときは、人数より少し多めに用意しておくと、慌てずに対応できます。
名刺を渡す
名刺を渡すときは、相手が文字を読みやすい向きにして、両手で名刺を持ちます。 このとき気をつけたいのは、名刺入れは相手の名刺を置く「座布団」の役割を果たすため、名刺を名刺入れに直接置くのではなく、少し浮かせて持つことがポイントです。 名刺を浮かせて持つには、親指と人差し指の間で名刺を挟み、名刺入れは人差し指と中指の間に挟むとスムーズです。 会釈をしながら、自分の所属や氏名をはっきりと伝え、両手で丁寧に名刺を差し出しましょう。 名前はフルネームで、分かりやすく伝えることが大切です。 複数人で名刺交換をする場合、2人目以降は最初に受け取った名刺を名刺入れの下側に置き、上側に次の相手に渡す名刺を置きます。 受け取った名刺も同様に下側へ重ねていき、これを人数分繰り返しましょう。
同時交換の場合
自分が名刺を差し出すのと同時に、相手も名刺を出す「同時交換」の場合は、相手よりも低い位置で右手を使って名刺を渡すのがマナーです。 特に、相手の立場が自分より上の場合は、名刺の位置が相手よりも上にならないよう注意しましょう。 手だけを低くするのではなく、膝を軽く曲げて腰の位置を下げると、自然に丁寧な印象で渡すことができます。
名刺の受け取り方
相手から名刺を受け取るときも、失礼がないように丁寧に受け取ることが大切です。 ここでは、正しい名刺の受け取り方と、受け取った後の名刺の扱い方について解説していきます。
両手で受け取る
名刺は、両手で丁寧に受け取るのが基本です。 受け取る際には「頂戴いたします」と、一言添えると良いでしょう。 同時交換の場合は、自分の名刺を右手で差し出すため、左手で名刺を受け取ります。 ただし、自分の名刺を渡し終えたら、すぐに右手も添えて両手で受け取るようにしましょう。 また、名刺を受け取る際は、相手の会社のロゴや名前に指がかからないよう、余白の部分を持つことがマナーです。
名前を確認
名刺を受け取ったら、まずは相手の名前をしっかりと確認しましょう。 このとき、自分の胸よりも低い位置に名刺を下げないよう、気をつけることがポイントです。 名前は読み上げて確認するのが望ましいですが、読み方が分からない場合は、失礼のないよう相手に読み方を尋ねましょう。 そうすることで、打ち合わせや商談の場で名前を間違えることを防げます。 ただし、難しい名前だからといって、相手の目の前で名刺にメモを書き込むのはマナー違反となるため、避けましょう。
すぐにしまわない
相手から受け取った名刺は、すぐにしまわず、打ち合わせや商談の間はテーブルの上に置いておきましょう。 名刺入れは自分の左上あたりに置き、その上に名刺を置くのが基本です。 複数人から名刺を受け取る場合は、役職の順番が分からなくならないよう、受け取った名刺を名刺入れの下側に置き、順番に重ねていくと役職順に並べられます。
名刺入れがないときの対応
通常、受け取った名刺は自分の名刺入れを「座布団」として使い、その上に置きます。 しかし、就職活動中の大学生など、名刺入れを持っていない場合もあるでしょう。 そのようなときは、名刺をテーブルの上に丁寧に置くか、受け取った名刺を両手で持ったまま話を聞くのが良いでしょう。
名刺交換のNG行動
名刺交換では、マナー違反をしないよう、注意することが非常に大切です。 せっかく第一印象が良くても、名刺交換の場で社会人としての基本的な常識が欠けていると判断されると、その後の関係に悪影響を及ぼすことがあります。 ここでは、名刺交換で避けるべきNG行動をご紹介していきますので、しっかり確認して失敗を防ぎましょう。
名刺入れ以外から名刺を出す
名刺を出すときは、必ず名刺入れから取り出しましょう。 財布やポケットなど、名刺入れ以外の場所から名刺を出すのはマナー違反です。 予備の名刺を財布やポケットに入れておくこともありますが、訪問前には必ず名刺の残数を確認し、足りない場合は名刺入れに補充してから出かけるようにしましょう。
企業ロゴや名前部分に指を置く
名刺を受け取る際や受け取った後、企業のロゴや名前が記載されている部分に指を置くのは避けましょう。 この行為は、相手を軽視している印象を与えてしまう可能性があるためです。 必ず名刺の余白部分を持ち、相手の名刺を丁寧に扱うよう心がけましょう。
名刺に書き込む
名刺は、相手の分身ともいえる大切なものです。 そのため、相手の目の前で名刺に直接書き込む行為は控えましょう。 もし、名刺に書かれていない連絡先などの情報を聞いた場合は、名刺ではなくノートやメモ帳に記録するのがマナーです。
相手の名刺の汚れや折れ
受け取った名刺を折り曲げたり、汚したりすることは、相手に対して失礼にあたります。 会話中に紙の角を触る癖がある方は、特に注意しましょう。 また、コーヒーにミルクを入れる際などは、名刺に液体が跳ねないよう、気をつけることも大切です。 さらに、自分の名刺も汚れや折れがないか、事前にしっかり確認してから渡すようにしましょう。
受け取った名刺の置き忘れ
受け取った名刺を置き忘れてしまうと、相手を軽視していると受け取られ「あなたには興味がありません」という印象を与えてしまうことがあります。 たとえ関心が薄くても、名刺を置き忘れるのは大変失礼な行為であり、社会人としての常識を疑われかねません。 そのため、必ず名刺は持ち帰り、大切に扱うことを心掛けましょう。
机越しに名刺交換
名刺交換は、相手と向かい合って立った状態で行うのがマナーですので、テーブル越しに名刺を交換するのは避けましょう。 もし、テーブルの向こう側から名刺交換をする状況になった場合でも、移動が可能ならば相手の正面に立ってから交換するのが望ましいです。 また、名刺交換の際は必ず立って行います。 相手が座ったまま名刺を差し出しても、自分は立って受け取るのが礼儀です。
名刺トラブルの対処法
名刺交換の場で思いがけないトラブルが起きると、どう対応すればよいか戸惑ってしまうこともあります。 ここでは、よくあるトラブルの例と、それに対する適切な対処法を分かりやすく解説していきます。
名刺がない
名刺を忘れたり、名刺が切れてしまったりした場合は、名刺交換ができずマナー違反とみなされることがあります。 普段から名刺を必ず持ち歩くことが大切ですが、想定以上に名刺交換の人数が多いと、途中で名刺がなくなることもあるかもしれません。 もし名刺を持っていない場合は、「忘れてしまいました」と正直に言うよりも「名刺が切れてしまいました」と伝えるほうが印象は良いでしょう。 名刺がなくて交換できなかった場合は、相手から名刺を受け取った上で、後日すぐに郵送などで自分の名刺を送るなど、適切な対応を忘れずに行いましょう。
相手から先に渡された
名刺は自分から先に出すのがマナーですが、相手から先に渡されることもあります。 その場合は、名刺を差し出している相手を待たせず、まずは丁寧に受け取りましょう。 そして「申し遅れました」などの一言を添えて、自分も名刺を差し出してください。 もし相手から先に渡されたとき、すでに名刺入れを準備している状態であれば、「失礼いたしました」と一言伝えてからすぐに名刺を出し、同時交換を行えば問題ありません。
名刺交換のタイミングを失った
複数人での打ち合わせや商談の際、自分や相手の一人が遅れて到着すると、名刺交換のタイミングを逃してしまうことがあります。 もし先に名刺交換ができなかった場合は、打ち合わせや商談が終わった後、改めて名刺交換を行うとよいでしょう。 特に、自分が遅刻した場合は、まずは遅れたことを謝罪し、その後に丁寧に名刺交換を申し出ることが大切です。
まとめ
今回は、名刺交換の基本的なマナーをはじめ、トラブルやアクシデントが起きた際の対処法について解説しました。 特に、大学生や新入社員など、名刺交換の経験が少ない方は、名刺交換の流れを理解するだけでなく、どのようなトラブルが起こりうるかを知っておくことが安心につながります。 思いがけないトラブルが発生しても、落ち着いて失礼のない対応ができれば、相手に良い印象を与えることが可能です。 また、無意識に失礼な行動をしてしまわないためにも、名刺交換で避けるべきNG行動を事前に把握しておくことが大切です。 名刺交換の知識をしっかり身につけ、自信を持って社会人としての第一歩を踏み出していきましょう。
